Etäjohtaminen
Koronapandemia siirsi lähes koko maailman etätöihin silmänräpäyksessä, myös Suomessa. Aalto-yliopiston tutkimuksessa (2021) lähes 5500 haastatellusta 97 % oli siirtynyt etätöihin, kun aiemmin töitä etänä oli tehnyt vain noin 30 %. Yritysten onkin tärkeää löytää uudet ja myös etätyössä toimivat toimintatavat ja -mallit. (Hietala ym., 2021, s. 313)
Vaikka etätyötä olisi tehnyt aiemminkin, oli tilanne nyt monellakin tapaa poikkeuksellinen. Kotona saattoi olla etäilijöinä aikuisten lisäksi lapset, eikä poikkeustilanteen vuoksi voinut mennä esimerkiksi kahvilaan tai kirjastoon tekemään töitä. Lisäksi suurekka todennäköisyydellä, mikäli itse olet etätyössä, ovat myös työkaverit, asiakkaat, palvelutoimittajat ja niin edelleen. Aiemmin etätyötä oli usein käytetty syventymistä vaativiin töihin, mutta nyt myös uusien työntekijöiden perehdytys, kaikki palaverit, nopeat päätökset ja vaikeatkin aiheet käsiteltiin etänä. (Haapakoski ym., 2020, ss. 25-26)
Etätyön myötä myös johtamisessa on uudenlaisia haasteita. Sosiaalinen kanssakäyminen puuttuu, kasvokkain ei juurikaan kommunikoida ja uusina häiriötekijöinä ovat erilainen ympäristö ja uusilla häiriötekijöillä ja tiedon siirtyminen. Myös moni pinnan alla kytevä ongelma voi puhjeta kunnolla vasta siirryttäessä etätyöhön. (Hietala ym., 2021, s. 313)
Kotona tehtävän työn luonne
Työ voi tapahtua fyysisen työpaikan lisäksi esimerkiksi työntekijän kotoa tai muualta käsin etätyönä, kotona tehtävänä työnä tai liikkuvana työnä esimerkiksi tuote-esittelijöillä. Tämä ei kuitenkaan poista työantajan johto- ja valvontaoikeutta, sillä kyseessä on silti työsuhde. Toisaalta kaikki nämä on mahdollista järjestää myös niin, etteivät työsopimuslain mukaiset työsopimuksen tunnusmerkit täyty.
Kotona työskentelevään työntekijään sovelletaan työaikalain työaikasäännöksiä sekä työturvallisuuslakia tietyin rajoituksin. Työnantajalla tulee olla voimassa oleva tapaturmavakuutus myös kotona työskenteleville. (Hietala ym., 2021, ss. 167-168)
Vapaus, vastuu ja luottamus
Jotta etätyössä voidaan onnistua, tulee olla luottamusta. Jos esimies kokee luottamuspulaa alaisiinsa, tulisi pohtia esimerkiksi
Onko esimiehellä aiempia kokemuksia, joista epäluottamus aiheutuu?
Onko esimies tyytymätön yksittäisen työntekijän suoritukseen jo ennen etätyötä?
Ovatko ihmiset oikeissa rooleissa?
Onko motivaatio-ongelmia työtehtäviä kohtaan?
Ymmärtääkö tiimi esimiehen asettamat odotukset ja aikataulun?
Tunnistamalla juurisyyn ongelmien taustalla, voidaan sitä lähteä korjaamaan. (Hietala ym., 2021, s.314)
Esimiehen tulee luoda luottamusta tiimiin sekä sen jäsenten välille kuin omaa rooliaan kohtaan. Työntekijät onnistuvat todennäköisemmin työssään, jos heillä on päätösvaltaa ja mahdollisuus vaikuttaa työtapoihinsa. Ilman kasvokkaisia keskusteluja ja kommunikaatiota on helpompi tulkita kuvia ja tekstejä virheellisesti, mutta jos työntekijät luottavat toisiinsa, tulkitaan viestejä sallivammin ja ristiriitoja on vähemmän. (Hietala ym., 2021, s. 314)
Etätyössä on tärkeää asettaa selkeät raamit ja tavoitteet työlle. Tämä ei kuitenkaan tarkoita jokaisen työtehtävän yksityiskohtaista ohjeistamista. Odotukset tulee konkretisoida, ja haluttu lopputulos tulee kuvailla mahdollisimman käytännönläheisesti. Etätyössä raamien ja tavoitteiden tulee olla vielä selkeämmät kuin työpaikalla tapahtuvassa työssä.
Tiimiä voi osallistaa ja miettiä esimerkiksi millaisia asioita tulisi saavuttaa seuraavan jakson aikana, miten yhteisiin tavoitteisiin päästään ja miten eri resursseja tulisi käyttää. Pohditut asiat kannattaa kirjoittaa ylös. Tämän jälkeen tavoitteita käydään läpi tiimiläisten kanssa yksitellen, ja kerrataan mitä häneltä odotetaan, miten sitä mitataan ja mikä on aikataulu. Myös palautteen anto on tärkeää työn edetessä, ja saavutuksia voidaan peilata odotuksiin. (Hietala ym., 2021, s. 316)
Kommunikointi
Etätyössä korostuu molempiin suuntiin toimivan kommunikaation tärkeys. Kun kollegoita ei tapaa esim. kahvitauoilla, voi etätyötä tekevä tuntea
olona yksinäiseksi ja etääntyneeksi. Tämä kannattaa ottaa huomioon, ja
esimerkiksi palaverien alkuun varata aikaa keskustelulle ja
ajankohtaisten kuulumisten vaihtamiseen.
Etätyön alkaessa voi kommunikointia tehdä jopa ylikorostetusti. Kultakin tiimin jäseneltä voi tiedustelle heille mieluisin kommunikaatiotapaa, ja tuntemuksia etätyöstä voi kysyä useammankin
kerran viikon aikana. Kommunikoinnin tulee olla avointa, rehellistä
ja laajaa, ja sitä voidaan toteuttaa monella eri tavalla. (Hietala ym., 2021, ss. 316-317)
Erityisesti vaikeat keskustelut ja arat aiheet koetaan vaikeiksi käsitellä etänä. Onnistuessaan nämä keskustelut voivat kuitenkin kääntyä yllättävänkin syvällisiksi. Virtuaalisen keskustelun vahvuutena on punainen luuri; jos osallistuja kokee olonsa liian ahdistuneeksi tai aiheen vaikeaksi. Tämä helpottaa etenkin hiljaisia ja helposti syrjään vetäytyviä ihmisiä. Punainen luuri luo turvallisuuden tunnetta, ja antaa keskustelijoille mahdollisuuden määritellä keskustelun rajat. Jos toinen keskustelijoista poistuu, aiheeseen voidaan palata myöhemmin uudelleen, kun tunteita on saanut käsitellä rauhassa. On hyvä sopia pelisäännöt etukäteen, miten punaisen luurin painamisen jälkeen menetellään. (Haapakoski ym., 2020, ss. 54-57)
Perehdytys etänä
Perehdytyksen tärkeys korostuu entisestään, kun työsuhde alkaa etätyöllä. Tarvittavien laitteiden ja tunnusten lisäksi tulee huolehtia riittävän hyvästä työergonomiasta. Uusien laitteiden ja ohjelmistojen opetteluun kannattaa varata ensimmäisistä päivistä hyvin aikaa, ja tiimin jäsenet voivat esittäytyä esimerkiksi videopuhelun välityksellä ja kertoa, missä asioissa heiltä voi kysyä neuvoa. Esimies voi olla videoyhteydellä yhteydessä aluksi päivittäin. Esimiehen lisäksi tiimistä voidaan nimittää uudelle työntekijälle ns mentori, jolta voi olla helpompi kysyä sellaisiakin kysymyksiä, joita ei esimieheltä tulisi kysyneeksi. Uudet työntekijät kannattaa koota myös yhteiselle pikaviestintäkanavalle, jolloin he voivat tukea ja auttaa toisiaan. (Hietala ym., 2021, s. 318)
Virtuaalitiimin toimimisessa olennaisimmat tekijät ovat luottamuksen ja yhteenkuuluvuuden rakentaminen ja ylläpitäminen. Kyky luottaa työntekijöihin on yksi johtajan keskeisimmistä taidoista, vaikka luottamus vahvistuukin pikkuhiljaa yhdessä työskennellessä. (Haapakoski ym., 2020, ss. 98-99)
Eräs ryhmäläinen koki, että esihenkilön kuulumisten kysymisellä myös etätöissä on suuri vaikutus siihen, että kokee itsensä tärkeäksi työntekijänä, vaikka ei fyysisesti esihenkilöä tapaakaan. Etätöissä yhteyden pitäminen on isomman kynnyksen takana, kun pitää soittaa tai kirjoittaa viesti, jos haluaa kysyä pientäkin asiaa, mutta kokemusta on siitä, että kun on hyvä esihenkilö, jolle on helppo puhua, niin saa ottaa yhteyttä pienimmissäkin asioissa. Tämä tekee koko etätyöskentelystä mieluisampaa.
Toinen ryhmän jäsen työskentelee koulussa. Etäkoulun aikaan keväällä 2020 harppaus perinteisestä koulutyöstä etäopetukseen oli valtava. Kaikki tapahtui viikon sisään. Tilanteessa korostui esihenkilön tuki. Tässä työyhteisössä oli joka viikko aineryhmäkohtainen etäkokous rehtorin kanssa, joka venyi usein jopa kahden tunnin mittaiseksi. Tämä oli toki pois rehtorin muista töistä, mutta oli kultaakin kalliimpaa. Joka kerta rehtori kysyi kuulumiset ja sai avautua niin paljon kuin halusi. Myös soittaa sai aina. Myös koko koulua tiedotettiin joka viikko koulun yhteisissä etäkokouksissa. Tämä oli ryhmäläisen mielestäni erittäin onnistunutta etäjohtamista.